この記事は2018/06/16 に更新されました。

どうもGsuite管理者のYnek0です。

 

今回はGsuiteについてお話ししていけたらと思います。

 

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経緯

 

ではまず、Gsuiteについて記事をあげようと思った経緯ですが

このサービスは仕事とプライベートの境目を無くすのではないか?

と思い立ったところにあります。

 

よく考えたら、自分も今のGmailを使用してもう分らない位年月が経っています。

 

さらに、バイクでツーリング行く時にもGoogleマップを使用していたり、

就職や転職の際もGoogleスプレッドシートを使用して履歴書を作ったりしていました。

 

そう、プライベートでもGoogleをつかっているのですよ。

 

使い慣れたツールを仕事でも使えるという事、

GoogleDriveの容量無制限使いたい放題が出来ると言う点が

Gsuiteの最大の利点でしょう。

 

そういったサービスを是非皆さんに知ってもらいたいし、

使ってもらいたいと言う事から記事をあげようと思いました。

 

是非読んでもらえると嬉しいです。

 

決してGoogleAdSenseに怒られたから媚び売っている訳ではないですよ!

Gsuiteとはなにか?

Gsuiteとは、ビジネス向けGoogleサービスです。

 

最低1名からでも登録することが可能なサービスとなっています。

 

以下にプラン一覧を表示させて貰います。

※2019/04/02にGsuiteの料金が改定しているので変わった後の価格を表示しております。

少人数5名未満での利用でしたらBasicプランで

5名以上でしたらBusinessプランが良いかと思います。

 

Businessプランだったらビジネス利用以外にも友達5人巻き込んで

1人1200円で容量無制限でどこでもアクセス出来るセキュアな使い勝手の良いツールが

いつでも利用出来る事も可能です。

 

グループウェアを超えたサービスの豊富さ

    グループウェアという物をご存じでしょうか?

     

    メールやスケジュール管理、ファイル共有などなど

    ネットワークを介して、情報共有やコミュニケーションを行い、

    効率を上げるツール群をグループウェアと総称しています。

     

    Gsuiteでグループウェアという機能と分類する機能
    • Gmail
    • カレンダー
    • ドライブ
    • ハングアウトチャット
    • ハングアウトMeet
    • スプレッドシート
    • ドキュメント
    • スライド
    • マップ
    • Google+

    あげたリスト以外にもGoogleサービスは存在します。

     

    Googleサイトやフォーム、翻訳などなど存在します。

     

    さらに、Gsuiteのみで使用可能なGoogleサービスもプラスで使う事が出来るのです。

     

    これがグループウェアを超えたと考えられる理由です。

     

    セキュリティ

    別に使い切れないほどのサービスを無料で使えるんだから無料のでもよくね?

    って思うんですが、GSuiteのここが素晴らしいところ。

     

    個人のGoogleアカウントではパスワードを忘れてしまったら

    サポートに泣きつくしかないのですが、

    Gsuiteは管理者のパスワードがあれば、管理者モードより

    パスワードを変更することが出来ます。

     

    個人のフリーで利用するよりもさらにセキュアな回線を利用出来るので

    非常に安心できます。

     

    Googleのセキュリティの認可は下記の通り

    Googleへの第三者機関認証
    ISO 27001:情報セキュリティに関する国際規格
    ISO 27017:クラウドセキュリティに関する国際規格
    ISO 27018:クラウド環境における個人情報保護に関する国際規格

    引用元:GSuiteサイト

    クラウド環境のセキュリティに関する国際規格を3つも認可されている徹底ぶり、

    これはAmazonやMicrosoftの大手がこぞって認可されている規格でもあります。

     

    その他に法令や監査など、様々な工程をクリアしてサービスを提供しているので

    非常に堅牢なセキュリティに守られていると言っても過言ではないでしょう。

     

    容量無制限について

    お一人様ならともかく

    複数人の仕事で使用する無料のGoogleは基本15GBの容量があります。

     

    メールやフォト(オリジナルサイズ)等も容量に計算されていくので

    仕事で使用する上で15GBで収まることは希かなと思います。

     

    GSuiteを利用したらBusinessプランで5名以上で容量無制限です。

     

    これが結構目玉機能と言っても過言ではないです。

    他の競合企業も同じように容量無制限ファイルストレージを行おうとしましたが

    ことごとくが容量無制限サービスから撤退していきました。

     

    それほど、Googleインフラのリソースが他とは段違いだったのです。

     

    ファイルサーバの運用・保守にかける投資を無くすことが出来るのは
    非常に嬉しい。

     

    クラウドサービス提供の会社さんからクラウドストレージいかがですかーと

    良く営業の電話が来ますが、GSuiteを利用していると言ったら

    これで会話が終了してしまう位強いです。

     

    さらにどこでもアクセス出来るので、クリエイターは在宅ワークも可能です。

    台風の日も自宅作業できるので安心!

     

    GSuite限定の機能

    無料でない機能としてドメインの存在です。

     

    GSuiteは登録の際にメインで使用するドメインを設定しなくてはいけませんが

    それ以外にもドメインを設定する事ができます。

     

    ドメインなんて分からないから勝手に設定されているので良いよーと言う方も

    いらっしゃるかもしれません。

     

    自分の体験談と感覚で話をさせて頂きますと、

    知り合いの勧めでコンサルタントの方とお話しする機会を頂きました。

     

    名刺交換の際に見てしまったのがメールアドレスがgmail.com

     

    オフィスを構えていて、結構良い紙で印刷された名刺にも関わらず

    メールがフリーと言う事で、目の前にいるコンサルの信憑性を

    探らざる得なかった事がありました。

     

    独自ドメインのメールアドレスを持っていた方が

    相手から怪しまれることを免れると思います。

     

    複数のドメインを登録していれば 現在のGSuiteアカウントのエイリアスとして、

    そのドメインでも設定出来ます。

     

    そして、どちらも同一のGmailのメールボックスに届きます。

     

    大本:           xxxxxx@futureobs.xyz
    エイリアス:    xxxxxx@momonga.xyz

    他にもメーリングリスト(グループ)を無制限で作る事ができ、

    そのメーリングリストにエイリアスを持たせる事ができます。

     

    チャットもプライベートにはDuoとAlloがあり、

    ビジネスチャットにはハングアウトがあります。

     

    近日、このハングアウトがバージョンアップし、GSuite限定機能ハングアウトチャットとして

    サービスを開始しています。

     

    さらにGoogleMeet(テレビ会議システム)もテレビ会議開催権限が付与されるので

    外出先からのiPhone,Android端末からも参加することが出来ます。

     

    モバイルアプリの充実度と完成度

     

    ほとんどのGoogleサービスにはモバイルアプリも同時に提供されています。

     

    GSuiteの管理画面ですらモバイルアプリで提供されているのです。

     

    しかもかなりの完成度で分かりづらいと言う事はほとんどありません。

     

    1つアプリで連携しておけば他のアプリではアカウント入力する手間が

    無くなり初期設定画面に移れます。

     

    それらをインストールしておくだけで

    いつでも、どこでもストレス無く作業を進める事が出来る。

     

    プライベートアカウントとの切替もわかりやすくGmailに関してはアイコンをタップするだけで

    アカウントを切り替えられる親切設計です。

     

    電車の中でノートPCを開いてリモート繋ぐ必要もなくなりますね。

     

    GSuiteで受ける恩恵

    機能のアップデート

    クラウド環境ということからGoogleが機能をアップデートして行くので

    どんどん使いやすくなっていきます。

     

    公式ヘルプの充実

    Gsuiteのトレーニングセンターや、サービス別に公式ヘルプが存在し、わざわざ資料を作らずとも

    教育できる環境が整っています。

     

    営業職や管理職への教育資料として使用すると効率良くGSuiteが浸透する事が可能です。

     

    分からないことも、GSute関連の記事は多く、機能の説明をされているので安心です。

     

    データの消去が無くなる

    企業では永続ライセンスでサポートが切れたOfficeソフトを使用していたりして

    Excelの自動保存がついて居なかったりして残業までしたExcelシートのデータが消えてしまった。

     

    なんてことが多々あります。

     

    それで口から白い煙吐いて放心している従業員を幾度となく見たことがあります。

     

    しかし、GSuiteにしてからデータの損失が無くなり、それによるロス時間削減になって

    生産性が上がったのを見たことがあります。

     

    Googleドキュメント、スプレッドシート、シートには自動的にバージョンを管理しており、

    データを誤って消してしまったとしてもバージョン管理より復元することが可能です。

     

    徹底的に作業ロスを無くすことが出来るのです。

     

    GSuite契約の裏技?

    噂程度で耳に入ってきたのですが、代理店とかで申し込むと安くなるとか

    そんな噂も入っていたりしますね。

     

    真偽はどうであれ、一度代理店に伺う事もありかもしれません。

    おまけ

     

    最近、Goolge oneというサービスが米国で開始されており、

    日本にも近日中に開始されるのではないかと噂されているので期待です。

     

    と言うのも最近はフリーランスという働き方も増えてきているのでフリーランスにはGSuiteは

    恩恵があまり得られない(基本1人と想定)

    そこでGoogle oneを使用する事で十分な容量のドライブを手にすることが出来るのは

    非常に助かりますよね。

     

    早く情報がおりてこないかそわそわしています。

     

    あと、GSuiteに切り替える際、今まで使用して居た方々が色々とあれが出来ないこれが出来ないと

    常に口に出してくると思います。

    これに関しては、数字で示した方が良いです。

     

    PCトラブルによるExcelのデータ紛失案件が

    月○件発生し、○○時間の作業ロス時間が発生したが

    これをGoogleスプレッドシートにすることで0にする事ができる。

     

    ○○エリアの営業員の移動時間が片道○時間として、会社との往復で○時間かかる。

     

    それなら、GSuiteを使用して、移動時間でも作業ができる様にしたら

    ○時間の効率化する事ができる。

     

    導入の際、主要なサービスについて、自分がしっかりと機能の説明が出来るまで理解して

    教育をする事です。

     

    否定派は大体あれが出来ないこれが出来ないと難癖をつけてきます。

     

    最後に

    GSuiteについて毎日触っているので、色々と書いてしまいましたが

    GSuiteは様々な機能を日々更新していっており、機能が1つ追加されると

    ITニュースに出てくるぐらい話題が高かったりするので

    すぐに新機能出るんだーってなります。

     

    そして、Googleの発表会になるとちょっとワクワクする様になりますね。

     

    この記事を読んでGSuiteに興味を持ってもらえる方がいらっしゃったら幸いです。

     

    ではまた、ご贔屓に。

     

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