Google Workspace(旧称:Gsuite)について
この記事は2021/04/25に更新されました。

どうも元Gsuite管理者のY-nek0(@Ynek0)です。

 

今回はGoogleWorkspace(旧称:Gsuite)についてお話ししていけたらと思います。

 

この記事書いていたのが3年前くらいなのですが

 

まさかまた名称が変わるとは思ってもみなかったですね……

 

結構料金体系も大分変わってしまったのでそちらも合わせてご紹介出来ればと思います。

 

GoogleWorkspace(旧称:GSuite)とは

 

GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)とは、ビジネス向けGoogleサービスです。

 

最低1名からでも登録することが可能なサービスとなっています。

 

できる事と言えばクラウド上でエクセルやワードと同程度の高機能なオフィスソフトを利用できたりGmailが自分のドメインで利用できたりとビジネスシーンの利用用途に特化したGoogleサービスになります。

 

 

以下にプラン一覧を表示させて貰います。

 

 

料金形態が一新されました。

 

お試しでGoogleWorkspaceを利用する場合はBusiness Starterを利用すれば良さそうですね。

 

GoogleDriveの30GBしか使えないのは少し物足りなくなりそうですが確か管理画面で容易にバージョンアップは出来ると思いますのでそこまで深く考える必要は無さそうです。

 

どうやらBusiness standardが1番人気みたいですね。

 

たしかにドメインを持っていてGoogleoneの契約を交わしているのであれば、

これはGoogleoneの契約を切ってGoogleWorkspace(旧称:Gsuite)のBusiness standardに乗り換えしても良いのでは無いかと考えてしまいました。

 

※データ移行がとてつもなく面倒くさいですが……

 

グループウェアを超えたサービスの豊富さ

     

    グループウェアという物をご存じでしょうか?

     

    メールやスケジュール管理、ファイル共有などなど

    ネットワークを介して、情報共有やコミュニケーションを行い、

    効率を上げるツール群をグループウェアと総称しています。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)でグループウェアという機能と分類する機能
    • Gmail
    • カレンダー
    • ドライブ
    • ハングアウトチャット
    • GoogleMeet
    • スプレッドシート
    • ドキュメント
    • スライド
    • マップ
    • Keep

    あげたリスト以外にもGoogleサービスは存在します。

     

    Googleサイトやフォーム、翻訳などなど存在します。

     

    さらに、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)のみで使用可能なGoogleサービスもプラスで使う事が出来るのです。

     

    これがグループウェアを超えたと考えられる理由です。

     

    セキュリティ

    別に使い切れないほどのサービスを無料で使えるんだから無料のでもよくね?

    って思うんですが、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)のここが素晴らしいところ。

     

    個人のGoogleアカウントではパスワードを忘れてしまったら

    サポートに泣きつくしかないのですが、

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)は管理者のパスワードがあれば、管理者モードより

    パスワードを変更することが出来ます。

     

    個人のフリーで利用するよりもさらにセキュアな回線を利用出来るので

    非常に安心できます。

     

    Googleのセキュリティの認可は下記の通り

    Googleへの第三者機関認証
    ISO 27001:情報セキュリティに関する国際規格
    ISO 27017:クラウドセキュリティに関する国際規格
    ISO 27018:クラウド環境における個人情報保護に関する国際規格

    引用元:GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)サイト

    クラウド環境のセキュリティに関する国際規格を3つも認可されている徹底ぶり、

    これはAmazonやMicrosoftの大手がこぞって認可されている規格でもあります。

     

    その他に法令や監査など、様々な工程をクリアしてサービスを提供しているので

    非常に堅牢なセキュリティに守られていると言っても過言ではないでしょう。

     

    GoogleDriveの容量について

     

    GoogleDriveのプランが一新され、容量無制限が撤廃されてしまいました。

     

    あとは最上位のEnterpriseで必要に応じて増やせる保存容量のみ。

     

    まぁそうそうに1TBも2TBを使い切る様なユーザーはいないと思いますが。

     

    クリエイティブ系で動画や画像を作る所は阿鼻叫喚のでしょうね……南無。

     

    GSuiteの旧プランでしたらBusinessプランだったらビジネス利用以外にも友達5人巻き込んで

     

    1人1360円で容量無制限でどこでもアクセス出来るセキュアな使い勝手の良いツールが

     

    いつでも利用出来る事も出来たのですが流石にもうできなくなってしまいましたね。

     

    GSuite限定の機能

    無料でない機能としてドメインの存在です。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)は登録の際にメインで使用する

     

    ドメインを設定しなくてはいけませんが

     

    それ以外にもドメインを設定する事ができます。

     

    ドメインなんて分からないから勝手に設定されているので良いよーと言う方も

    いらっしゃるかもしれません。

     

    自分の体験談と感覚で話をさせて頂きますと、

    知り合いの勧めでコンサルタントの方とお話しする機会を頂きました。

     

    名刺交換の際に見てしまったのがメールアドレスがgmail.com

     

    オフィスを構えていて、結構良い紙で印刷された名刺にも関わらず

    メールがフリーと言う事で、目の前にいるコンサルの信憑性を

    探らざる得なかった事がありました。

     

    独自ドメインのメールアドレスを持っていた方が

    相手から怪しまれることを免れると思います。

     

    複数のドメインを登録していれば 現在のGSuiteアカウントのエイリアスとして、

    そのドメインでも設定出来ます。

     

    そして、どちらも同一のGmailのメールボックスに届きます。

     

    大本:           xxxxxx@futureobs.xyz
    エイリアス:    xxxxxx@momonga.xyz

    他にもメーリングリスト(グループ)を無制限で作る事ができ、

    そのメーリングリストにエイリアスを持たせる事ができます。

     

    チャットもプライベートにはDuoとAlloがあり、

    ビジネスチャットにはハングアウトがあります。

     

    近日、このハングアウトがバージョンアップし、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)限定機能ハングアウトチャットとしてサービスを開始しています。

     

    さらにGoogleMeet(テレビ会議システム)もテレビ会議開催権限が付与されるので

    外出先からのiPhone,Android端末からも参加することが出来ます。

     

    2020年コロナウィルスによりテレワークが各企業行う必要になった際もGoogleMeetというGoogleサービスが既に用意されており、

    早急にテレワークを開始しなくてはいけない企業はそれを利用してのテレワークができるので別サービスを探して検証す必要が無かったと思います。

     

     

     

    モバイルアプリの充実度と完成度

     

    ほとんどのGoogleサービスにはモバイルアプリも同時に提供されています。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)の管理画面ですらモバイルアプリで提供されているのです。

     

    しかもかなりの完成度で分かりづらいと言う事はほとんどありません。

     

    1つアプリで連携しておけば他のアプリではアカウント入力する手間が

    無くなり初期設定画面に移れます。

     

    それらをインストールしておくだけで

    いつでも、どこでもストレス無く作業を進める事が出来る。

     

    プライベートアカウントとの切替もわかりやすくGmailに関してはアイコンをタップするだけで

    アカウントを切り替えられる親切設計です。

     

    電車の中でノートPCを開いてリモート繋ぐ必要もなくなりますね。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)で受ける恩恵

    機能のアップデート

    クラウド環境ということからGoogleが機能をアップデートして行くので

    どんどん使いやすくなっていきます。

     

    公式ヘルプの充実

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)のトレーニングセンターや、サービス別に公式ヘルプが存在し、わざわざ資料を作らずとも

    教育できる環境が整っています。

     

    営業職や管理職への教育資料として使用すると効率良くGoogleWorkspace(旧称:Gsuite)が浸透する事が可能です。

     

    分からないことも、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)関連の記事は多く、機能の説明をされているので安心です。

     

    データの消去が無くなる

    企業では永続ライセンスでサポートが切れたOfficeソフトを使用していたりして

    Excelの自動保存がついて居なかったりして残業までしたExcelシートのデータが消えてしまった。

     

    組織で仕事をしていると

    共有フォルダに置いているエクセルが開きっぱなしで読み込み専用でしか開けないとか

    共有フォルダに置いていたらエクセル消えていたなんてことが多々あります。

     

    それで口から白い煙吐いて放心している従業員を幾度となく見たことがあります。

     

    しかし、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)にしてからデータの損失が無くなり、それによるロス時間削減になって生産性が上がったのを見たことがあります。

     

    Googleドキュメント、スプレッドシート、シートには自動的にバージョンを管理しており、

    データを誤って消してしまったとしてもバージョン管理より復元することが可能です。

     

    徹底的に作業ロスを無くすことが出来るのです。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)契約の裏技?

    噂程度で耳に入ってきたのですが、代理店とかで申し込むと安くなるとか

    そんな噂も入っていたりしますね。

     

    そんな噂が本当なのか調べていたら

    そもそもGoogle自体も初年度割引サービスみたいなものをやっておりました。

    下記コードをコピーして頂き、リンクに入ってもらうと

    初年度10%割引でGoogleWorkspaceが利用できる様になります。

     

    Google Workspace Business Starter プラン

    K4V66M4VXNLGYCT

    Google Workspace Business Standard プラン

    N4XUQHYQYGLCNPQ

     

     

    おまけ

     

    最近、Goolge oneというサービスが開始されており、

    こちらはビジネスシーンと言うよりも個人向けに近い感じです。

     

    GoogleDriveの容量だけ増やしたいと言う方はそちらを利用した方が良いかも知れません。

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)はドメインも必要になってくるので登録に時間を要するので

     

    さくっと設定出来て十分な容量のドライブを手にすることが出来るGoogke oneはそれだけで価値があると思います。

     

    もし、自分のドメインでメールアドレスが欲しかったり、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)の機能を使い倒したい等の何か価値を感じるのであれば登録しても良いのでは無いかと思います。

     

    あと、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)に切り替える際、今まで使用して居た方々が色々とあれが出来ないこれが出来ないと常に口に出してくると思います。

     

    これに関しては、数字で示した方が良いです。

     

    PCトラブルによるExcelのデータ紛失案件が

    月○件発生し、○○時間の作業ロス時間が発生したが

    これをGoogleスプレッドシートにすることで0にする事ができる。

     

    ○○エリアの営業員の移動時間が片道○時間として、会社との往復で○時間かかる。

     

    それなら、GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)を使用して、移動時間でも作業ができる様にしたら

    ○時間の効率化する事ができる。

     

    導入の際、主要なサービスについて、自分がしっかりと機能の説明が出来るまで理解して

    教育をする事です。

     

    否定派は大体あれが出来ないこれが出来ないと難癖をつけてきます。

     

    最後に

     

    GoogleWorkspace(旧称:Gsuite)について毎日触っているので、色々と書いてしまいましたがGoogleWorkspace(旧称:Gsuite)は様々な機能を日々更新していっており、機能が1つ追加されると

    ITニュースに出てくるぐらい話題が高かったりするのですぐに新機能出るんだーってなります。

     

    そして、Googleの発表会になるとちょっとワクワクする様になりますね。

     

    この記事を読んでGoogleWorkspace(旧称:Gsuite)に興味を持ってもらえる方がいらっしゃったら幸いです。

     

    ではまた、ご贔屓に。

     

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