どうもY-nek0(@Ynek0)です。
今回はGoogleWorkspaceで利用するメーリングリストについて設定方法をお教え出来ればと思います。
設定の前に前提としてGoogleWorkspaceの管理者もしくはグループの設定を管理出来る権限を持っているユーザーで設定を行って下さい。
グループとは？
GoogleWorkspaceの中にメーリングリストと言う文言は存在せず、
GoogleWorkspace内でメーリングリストの役割を担っているのがグループという機能です。
グループはメーリングリスト的な機能を持っています。
また、通常のメーリングリストは過去の投稿を遡ることができませんが、
グループに関しては投稿履歴を追うことができるので途中参加の方でも
WEB上のグループ画面にアクセスする事でどのような投稿がされていったのかというのを追うことができるのです。
グループの作成方法
ではグループの作成方法を説明します。
グーグルのサイトにアクセスして、画面右上にあるGoogleサービスリストの中から『管理』を選択。
管理画面に入るとグループという項目があるのでそちらをクリック
するとグループの一覧画面に遷移します
グループがない場合は一覧画面にもグループを作成画面が出ます。
いずれかの『グループを作成』をクリック。
グループの名前などを決める画面に遷移します。
グループの名前にはグループの名称を入れます。説明
グループの用途についてはこのグループを使用する目的について記述します。
※空白でも構いませんグループのメールアドレス
グループに投稿する際に指定するメールアドレスを入力します。後ほど変更もできます。
グループのオーナー
グループのオーナーとはグループの権限やメンバーの追加、削除ができる人を言います。
GoogleWorkspaceのメールアドレスから指定する事が出来ます。
例として以下の様な形で設定します。
グループのオーナーについてはメールアドレスを入力しますが、入力途中でサジェストで出てくるのでそちらをクリックしてしまえば早いです。
ここで注意したい所なのですが、メモ帳などで複数メールアドレスを持っており、それを貼り付けても
メールアドレスとして認識されません。ひとつひとつサジェストで登録して下さい。
全ての設定が完了したら『次へ』をクリックして下さい。
次にグループのアクセス権限の設定になります。
アクセス権の設定の説明については以下の通りです。
グループのオーナーに連絡が取れる権限メンバーを表示
グループに参加しているメンバーの確認ができる。会話を表示
グループで投稿された過去メッセージを確認できる権限投稿を公開
設定したグループのメールアドレス宛に送信し、それが参加メンバーに届くことができる権限
メンバーの設定
どういった利用用途かで設定の内容は変わると思いますが。
だいたい以下の様な設定が汎用性あるかなと思います。
必要に応じて組織外のメンバーを許可する感じで良いかと思います。
設定が完了しましたら、ページ下部にある『グループを作成』ボタンを押します。
するとページが遷移して、作成完了画面に映ります。
『完了』をクリックするとグループの作成は完了です。
グループメンバーの追加方法
次にメンバーの追加方法です。
管理画面TOPで再度グループをクリックします。
次にグループが作成されたことに一覧が麺にグループが表示され、そこからメンバーの追加をする事が可能です。
『メンバーの追加』をクリックします。
するとユーザー追加のポップアップ画面が表示されます。
ここでメールアドレスを入力します。入力途中でサジェスト出るので登録に手間はかからないかと思われます。
入力し終わったら『グループに追加』をクリックするとポップアップは消えます。
次にメンバーを追加したグループのリストで『メンバーを管理』をクリックします。
画面が遷移されグループのメンバー一覧が表示されます。
これでメンバー追加が完了となります。
グループのその他設定方法
たまに、グループ宛に送信して権限なども問題ないはずが、全然投稿されない事象などがあったりします。
特に差出人が外部から送信した際に発生し、なぜかと思ったらGoogleのスパムメールフィルタリングにより
拒否されていることが分かりました。
その際の一時回避の設定方法です。
GoogleWorkspace管理画面TOPからグループに入ります。
グループの一覧画面に遷移スルのでグループの名前をクリック
グループの詳細画面に入ります。
設定の欄のどこでも良いのでクリックします。
グループを作成した際に設定したアクセスタイプが表示されます。
今回はその下に文字のみで記載がされている詳細設定のリンクをクリックします。
グループの詳細設定画面が別タブで開きます。
1番右上にある詳細設定を右にしてONにしましょう。
グループ設定の全般の項目をスクロールしていくとスパムメッセージの処理についての項目がありますので
こちらの設定を変更します。
グループ宛の疑わしいメッセージの投稿を許可をプルダウンから選択し
ページ下部の変更を保存をクリックします。
これで変更は完了しました。
ただ、この設定はGoogleのフィルタリング機能を無効化する機能なので公表していないグループのアドレスで行う事を進めます。
また、基本一時的な回避策ですので、用途が終わりましたら設定を戻しておきましょう。
