どうもY-nek0(@Ynek0)です。
いつもは関数の使い方をお伝えしておりますが、
今回は関数以外でも使えるスプレッドシートの便利な機能を15機能ほど紹介して行けたらと思います。
関数を使わないということなので初心者の方でも知っていたらすぐに使っていける機能なので
ぜひ覚えておくようにしましょう。
また、10,000文字を超える記事となっておりますので目次より目的の機能へジャンプしてご利用下さい。
この記事を読むことでわかる事
- スプレッドシートの機能に詳しくなる。
- スプレッドシートの便利機能を使えるようになる。
- スプレッドシートのトラブルに強くなる。
ではやっていきます！
変更履歴閲覧・復旧機能
みなさんこんなことありませんか？
他の人にも共有しているスプレッドシートがいつの間にかまっさらになっていたっていう経験です。
自分はありました。
どうやら、スプレッドシートを編集後に休憩にいこうとして立ち上がった際、
机に足をぶつけてしまい、 その振動でディスプレイの上に飾っていた物が落ちてきてしまったらしいです。
それが不幸にも全消しするキーをたたいてしまった為、
スプレッドシートが消えてしまった。
しかもそれに気づかずにブラウザを閉じて休憩にでてしまうヒューマンエラーがありました。
他の人と共有していたら何が起因してデータが消えるのかは分からないので
それを復旧できる機能は一番知っていてほしい機能です。
もちろんこの機能はGoogleWorkspaceだけでは無く、無料版Googleサービスも利用ができるので
知っておくだけで消しトラブルが怖くなくなります。
変更履歴閲覧・復旧機能について
変更履歴閲覧・復旧機能ですが、
こちらは編集したユーザーと どこを編集したのかの履歴を表示してくれます。
変更履歴閲覧、復旧機能はどこから行けるのか？と言うところですが、
スプレッドシートを開くとタイトルが表示されて、
タイトルの横に小さくある自動保存の日時をクリックすると変更履歴閲覧・
復旧機能画面へと遷移します。
またはツールバーの『ファイル』から『変更履歴』をマウスオーバーし
『変更履歴を表示』をクリックで同じ様な動作をします。
またはショートカットキーで開くことが可能です。
fa-appleMac版 ：command + option + Shift + H
fa-windowsWindows版 ：Ctrl + Alt + Shift + H
使い方ですが、
右のサイドバーが変更が起こった時間を時系列で並べているので。いつのデータが誰にどのように
編集されたかの記録がされています。
『nek0 y』と記載されている箇所が編集したユーザーの名前が明記されるところになっております。
また、バージョンには名前をつけることができます。
名前だけのバージョンをソートする『名前付きの版のみを表示する』機能もあるので
重要なバージョンには名前をつけておくとよいでしょう
では上記画像の履歴からデータの復旧をする事にします。
画面の左上にある『この版を復元』をクリック、または右側のサイドバーにある時系列で復元したい時系列の右にある『縦の…』をクリックし『この版を復元』をクリックします。
または
いずれかの方法でクリックするとポップアップが現れますのでそれを『復元』にクリック。
クリックすると、そのバージョンが現行バージョンとして表示されます。
以上にて履歴閲覧・復旧機能については以上となります。
まずは1番知って欲しい機能だったので先に紹介致しました。
トラブルシューティング
無料版ではですが、1つのスプレッドシートを長く使っていくと履歴の表示がかなり重くなってしまいます。
なので重要な版に名前をつけて置いて全ての履歴では無く、必要最低限の版のみを表示させたり、
月ごとに新しくスプレッドシートを作成するなどの工夫が必要になってきます。
編集履歴について
最近スプレッドシートで追加された機能です。
名前は似ていますが、復旧はできません。
できる事としましては、セルの編集履歴の閲覧です。
どのように機能を呼ぶかというと、履歴を閲覧したいセルを選択し、右クリックします。
すると右クリックメニューから『編集履歴を表示』という項目がありますのでそちらをクリック。
すると該当するセルの履歴が表示されます。
編集履歴ポップアップの右にあります『＜』や『＞』をクリックすると
その編集前の履歴や、先の編集履歴を表示します。
ただし復旧機能はついていないので注意して下さい。
さらに、範囲選択には対応していないのでそちらも注意が必要です。
自動入力機能
自動計算機能機能はスプレッドシートの機能の最初から実装されていた訳ではない機能で
アップデートで追加された機能になります。
表に対してIFやCOUNTA等を行う際に繰り替えし作業が入る事がありますよね。
そういった繰り返し作業を自動化してくれる機能となっています。
PC版の自動入力方法
例えば以下の様に繰り返しが発生する様な表の入力があった場合
Googleスプレッドシートが自動判定してその繰り返し作業を自動化してくれます。
チェックボタンを押下すると、自動入力されます。
PC版の自動入力OFFの方法
Googleスプレッドシート上部の『ツール』をクリックします。
表示されたメニューから『オートコンプリート』を見つけクリックし、チェックを外します。
スマホ版の自動入力方法
スマホ版ではどうやるのか説明致します。
まず範囲を選択します。
範囲は自動入力して欲しい範囲を含めます。
次に範囲指定をした箇所をタップしますとメニューが表示されます。
そのメニューの中にある『自動入力』をタップします。
すると自動入力が実行されます。
数字でやりましたが、これは日付でも同じ事が出来ます。
セルの線除去機能
スクリーンショットで画像データで取得するとき、セルの枠線が邪魔に感じる事ありませんか？
自分はその際に背景を白で塗りつぶして対応しておりました。
実はそんな事しなくてもその機能を知っていれば3手でセル線を除去する事が出来たのです。
これでセル線の除去が可能です。
ただし、こちらについては範囲指定しても全てのセルに適用されるので注意して下さい。
Webサイト埋め込み機能
次にWebサイト埋め込み機能です。
スプレッドシートの画面をWebサイトやブログに埋め込み表示させる機能となっております。
これは以前より当ブログでもたまに埋め込みのスプレッドシートやドキュメントを共有しております。
その方法をご紹介させて頂きます。
公開設定
まずはスプレッドシートのページ上部ツールバーの『ファイル』をクリックします。
クリックするとメニューが表示されます。
そのメニューの中から『共有』の項目にマウスを合わせると、さらに項目が出てきます。
出てきた『ウェブに公開』をクリックします。
そうすると画面中央に別の画面が表示されます。
こちらの画面から『埋め込む』をクリックしてください。
次に公開範囲を選択します。
『ドキュメント全体』をクリックし、公開するシートを選択します。
また、複数シートを埋め込みたい場合は『公開するコンテンツと設定』をクリックします。
そこのドキュメント全体をクリックすると、最初はドキュメント全体ですが、
そのチェックを外すとシート別で公開範囲を設定することができます。
設定に問題が無いと確認し、公開ボタンをクリックします。
すると本当に公開するかどうかの確認画面が出てくるので『OK』をクリック。
クリックするとWebサイト埋め込み用HTMLタグが表示されますので
それを自分の運営するWebサイトに埋め込むことでスプレッドシートの公開が可能です。
公開停止設定
公開停止をクリックします。
すると公開停止するかの確認画面が現れますのでこちら『OK』をクリックすると公開停止できます。
埋め込みの設定方法にについては以上となります。
画像検索機能
次に画像検索機能です。
画像を別サイトから持ってくる手はエクセルを使っていたら良くありましたが、
Googleスプレッドシートでは画像検索機能が搭載されておりましてそこから検索してそのまま挿入ができる機能となっています。
これでよく手順書を作る際はポインターやアイコンなどを検索しよく使っていましたのでご紹介致します。
まずGoogleスプレッドシートのツールバーにある『挿入』をクリックします。
クリックするとメニューリストが開きますのでこちらから『画像』にカーソルを合わせると別のメニューが表示されます。
その中から『セル上に画像を挿入』をクリックします。
写真や画像の挿入方法については以下の記事でも解説しているので参考にどうぞ
クリックすると画面中央に新しい画面が表示されます。
その画面一番右側に、『GOOGLE 画像検索』という項目があるのでそちらをクリック。
画面が切り替わり、画像を検索できる入力フォームが現れるのでそちらで検索したい画像のイメージを入力。
今回はポインターとしました。
すると検索で類似する画像が表示されます。
その中で自分の目的にマッチする画像を選択します。
選択するとページ下部に『挿入』をクリック。
すると画像がスプレッドシート内に表示されます。
あとは拡大縮小などをして使いやすいように加工していけばよい形です。
キーボードショートカット一覧機能
ショートカットキーをど忘れする事ってありますよね。
そういった際に個々の場所を覚えておくだけですぐに検索する事ができます。
またはこのショートカットキーを覚えておくだけですぐに呼び出せます。
fa-appleMac版 ：Command + /
fa-windowsWindows版 ：Ctrl + /
ARRAYFORMULA短縮機能
次にARRAY FORMULAの短縮機能です。
ARRAY FORMULAとは何かと言う点については以下の記事にて説明と使い方をご紹介しておりますので
ご参照頂けると幸いです。
ARRAY FORMULAって長いですよね。関数を記述する時にスペル何だったっけ？
となることも良くあります。
そういった場合にARRAY FORMULAをショートカットキーで入力する機能が実は備わっていたりするのでそちらをご紹介します。
条件としてはARRAY FORMULAを入力する前の数式が完成していている事。
今回例としては以下の様なコードを用意しました。
## sample
if(A1:A5 >= 30,"o","x")
画像であらわすとこの様な形です。
それがショートカットキーを押すことでこの様に変更する事が可能です。
fa-appleMac版 ：Command + Shift + 最後にEnter
fa-windowsWindows版 ：Ctr + Shift + Enter
通知機能
Googleスプレッドシートで何らかの編集がされたらメールに通知が行く様なシステムって作れると思いますか？
なんかGASとかマクロとか組まないと難しそう……
って思いますよね。
しかし、Googleスプレッドシートはその設定が画面でできちゃいます。
設定方法は簡単です。
スプレッドシートメニューバーの『ツール』をクリック。
メニューが表示されますので『通知ルール』をクリックします。
すると通知ルールの設定画面が表示されます。
通知ルール設定の解説
設定内容を解説すると以下の通りです。
通知条件
1変更が入った時
スプレッドシートに別ユーザーより何らかの変更が入った時に通知します。
2ユーザーがフォームを送信したとき
Googleが提供しているWebアンケートやWebテストに使えるGoogleフォームというサービスがあります。
このサービスはGoogleスプレッドシートと連係する事ができ、フォームに投稿された内容を
Googleスプレッドシートに反映することができるのです。
そういった設定をされている場合、誰かが投稿したときに教えてくれるように通知する設定ができます。
通知方法
11日1回
1日1回、そのメールを送付します。
1日のいつ届くかについては調査中です。
時間指定はできません。
2その都度
編集されたその都度にメールで通知が発信されます。
重要度が高く、迅速なレスポンスを求められる様な場合に使用します。
変更が多い様なスプレッドシートになりますと
かなり頻繁にメールが飛んで来てしまうのでそういった場合は1日1回の指定である方が良いです。
通知ルールを設定して、『保存ボタン』を押下後、通知ルールの追加設定か、設定を完了する画面が出てきます。
この画面で設定した項目も削除や編集をする事ができます。
完了を押下すれば画面は閉じます。
オーナー以外のユーザーがスプレッドシートを編集した際に、以下の通知メールが届きます。
変更内容はメールの内容にある『ここをクリック』のリンクをクリックすると確認できます。
また、共有権限によって誰が編集をしたかの情報を制御できます。
- 編集者の場合：編集ユーザー名まで閲覧可能
- 閲覧者の場合：通知設定は設定できるが、ユーザー名は確認できない。
注意点
- この通知設定はスマホ版では用意されていません。
- 通知はオーナー以外のユーザーが入力した場合に送付されます。
- 基本全てのセルの編集が対象になるため、特定セルや範囲になるとＧＡＳを利用した方法をとる必要があります。
シートと範囲の保護機能
Googleスプレッドシートを共有したとき、関数の計算式やセルの参照など、
どうしてもいじられたくは無いデータってありますよね。
そういった場合はシートと範囲の保護機能を使って編集出来ないように設定する事が可能です。
設定方法は以下の通り。
シートと範囲の保護はメニューバーより『データ』をクリックし、表示されたメニューリストから
『シートと範囲の保護』を選択する事で保護する設定画面が右サイドに表示されます。
右サイドに表示される設定画面はこちら。
上記画像にもあるとおり、保護機能は2種類あります。
- シート保護機能
- セル範囲保護機能
保護機能を設定すると以下図のように『問題が発生しました』という画面が現れ
対象ユーザー以外は編集出来ない様になります。
この画面がでてきた場合はスプレッドシートの作成者に連絡して対象に入れてもらえるように
して下さい。
シート保護機能
シートの保護はシート全体を保護する機能となります。
サイドバーに『現れたシート/範囲を追加』をクリックします。
上部のシートをクリックすると、シートの保護設定画面に遷移します。
どのシートを保護するかをプルダウンメニューにて選択します。
※シートの複数選択はできません。個別に設定して下さい。
保護に指定したシートの中に特定のセルや範囲は誰でも編集出来る様にしたい場合、チェックを入れます。
また、セルや範囲については『別の範囲を追加』を押すことで追加で指定することが可能です。
最後に『ＯＫ』をクリックすることで次は権限の設定に関する設定メニューに遷移します。
そちらについては後述します編集権限機能をご参照下さい。
セル、範囲の保護機能
セル、範囲の保護についてはサイドバーでセル番地を直接入力するか、
入力項目右にある田をクリックすることにより、セルをドラッグして直接範囲を指定する事が出来ます。
範囲を設定したら『権限を設定』ボタンが緑になりますので、そちらをクリックして編集権限を設定します。
権限の付与については、後述します編集権限機能にて説明致します。
編集権限機能
編集権限機能とは、保護した範囲・シートを誰が編集出来るかを決める機能となります。
セル・範囲やシートを設定の後、権限を設定とボタンをクリックしますと以下の様な画面が現れます
画像で簡略的に解説するとこの様になります。
この範囲を編集するときに警告を表示する
こちらを選択した場合はユーザー指定等はありません。
指定されたセルで編集する前に、ポップアップが現れます。
編集は誰でもできます。
この範囲を編集できるユーザーを制限する
こちらは編集出来るユーザーを選択する事が出来ます。
選択肢は3つ用意されています。
1自分のみ
スプレッドシートの作成者（オーナー）のみが保護範囲の編集が許可された状態です。
特に指定する項目はありません。
2カスタム
自分以外に他のユーザーを編集者としたい場合に利用します。
編集者を追加の入力フォームにユーザーのGmailアドレスを入力して追加する事で編集者に追加する事が可能です。
既に1度登録しているユーザーの場合は編集者を選択項目のユーザーリスト右にあるチェックボックスにチェックを入れれば
編集者として許可できます。
3別の範囲から権限をコピー
この項目は既に設定してある保護条件から権限をコピーして利用するものになっています。
上記図の様に、選択すると既に保護範囲を設定してあるリストが表示されますので
そのリストをクリックすると権限をコピーできます。
保護機能の削除
保護機能を削除するには保護設定画面より
『説明を入力』フォームの横にあるゴミ箱のボタンをクリックすると
削除確認画面が現れますので『削除』をクリックすると保護機能は削除できます。
。
縦書き機能
セル幅の都合上どうしても縦書きにしないと行けない場面もあったりします。
そういった場合は折り返してセル幅で調整して……という作業を以前の自分はやっておりました。
しかしGoogleスプレッドシートには縦書き機能が実装されているのです。
設定方法は簡単です。
まず対象のセルを選択します。
次にGoogleスプレッドシートメニューバーにある『表示方法』をクリックし、表示されるメニューの
『回転』にマウスのポインターを乗せると次のメニューが表示され、
その中にある『縦書き』という項目をクリックします。
すると縦書きに書式が変更されます。
また似たような機能なのですが『下に回転』をクリックしても縦書きになるのですが
文字まで回転してしまうので注意して下さい。
文字まで回転しています。
承認機能
重要な会議などで資料の作成を求められた際に
ドキュメントを完成のエビデンスとして上長から承認が必要になってくる場面もあります。
そういった場合には完成した図書である事を裏付ける為に利用できる承認機能についてご紹介致します。
まずはメニューバーにある『ファイル』をクリックし『承認』をクリック
承認専用のサイドバーが右側に現れたら『リクエストを送信』をクリック
誰を承認者に設定するかの画面が現れますので承認者のGoogleメールアドレスを入力。
その後、承認者が編集できる様にするか設定を入力して『リクエストを送信』をクリックします・
もしGoogleWorkspace外のユーザーであった場合、以下の共有してもよいかの画面が表示されます。
これで作成者から承認者へボールが渡った状態になりました。
では次に承認者の画面になります。
承認者のメールには承認に対するリクエストというメールが届きます。
内容を開くと対象のスプレッドシートを開くようなメールです。
クリックすると作成者が作成したスプレッドシートの画面が表示され、皿に追加で
現在の承認ステータスが表示されています。
承認でよい場合は『承認』をクリックします。
画面が暗転し、右サイドバーから承認の確認画面が出ますので『承認』をクリックし、承認が完了します。
承認が得られたことによりファイルを編集やコメントをすることができない様にロックが施されました。
閲覧を続行するにはシステム的にリロードが必要になってくるので
『リロードする』をクリックします。
ロック画面中は編集とコメントはできません。
作成者画面ではロックの解除を行えます。
メニューバー下にあるツールバーのロック中のプルダウンの中にロック解除という項目があるのでそちらを選択する事で
ロックの解除が可能です。
以下の様にロック解除の画面が出てくるので『ロック解除』をクリックすると
ロック解除できます。
範囲の名前機能
Googleスプレッドシートあるある何ですけれど
関数で組んでいたセルの参照がどこを参照しているか分からなくなることってありますよね。
そしてそれを調べる為に参照先を確認してA列の10がここだから……と時間をかけて調べていたりしました。
実はGoogleスプレッドシートではそのようなセル参照に名前をつけることができます。
範囲の名前機能を使えばわざわざ調べに行って……という事も無くなります。
では方法を紹介致します
まずメニューバーの『データ』をクリックし、『名前付き範囲』をクリックします。
次にスプレッドシートの右サイドに名前付き範囲の設定画面が表示されるので
こちらで名前をつけて、範囲を指定し、『完了』をクリックします。
以上で名前付き範囲の設定は完了になります。
こちらを関数などで利用する事が出来ます。
今回はCAUNTA関数を例として利用しています。
かなり使い勝手がよいと思います。
名前にはダブルクォーテーション（”）やシングルクォーテーション（'）でくくる必要は無いみたいです。
セル番地指定でよく分からない参照を見える化できるので非常に嬉しい機能ですね。
列の統計情報機能
列の統計情報機能は
その列に○というデータが幾つ存在しているのを確認することができる機能です。
例えば試験が70点で合格する人たちがいるとしてそのリストをひょじさせたい場合は
統計を使えばすぐにそれが表示出来ます。
COUNTIFを利用してもできるのですが、カウントして欲しい項目が複数個ある場合、わざわざ関数を設定するのが面倒です。
ですので覚えておいて損はありません。
まずセルの項目を選択します。
次にメニューバーの『データ』をクリックし、『列の統計情報』をクリックします。
するとスプレッドシートの右サイドに統計情報が表示されます。
この様に関数を組まずともすぐに表示出来る機能は楽で助かりますね。
スライサー機能
スライサー機能についてですが、まずは設定方法を見てもらいましょう。
メニューバーの『データ』をクリックし、『スライサーを追加』をクリックします。
するとスライサーが表示されます。
次にスライサーを適用させる列を選択します。
範囲選択の他にも候補という欄が存在しているのでそちらをクリックすることでも設定は可能です。
また、このスライサー機能の大本はフィルタ機能とほぼ同じです。
条件を指定して条件に合致したセルのみを表示します。
スライサー機能とフィルタ機能の違いを説明させて頂きます。
フィルタ機能とスライサー機能の違いについて
フィルタ機能について
公開設定:
スプレッドシートにアクセスできるすべてのユーザーが閲覧できます。
フィルタは削除または変更するまでそのまま残ります。再利用:
再利用のテンプレートとして保存できません。権限:
スプレッドシートを閲覧できるユーザーには適用されたフィルタが表示されますが、
フィルタの適用や変更には編集権限が必要です。
スライサー機能の説明は以下の通り
公開設定:
スプレッドシートにアクセスできるユーザーは、スライサーのフィルタを表示、変更できます。
スライサーにフィルタを適用すると、デフォルトとして設定しない限り、変更内容は自分だけに表示されます。再利用:
スライサーに適用されたフィルタは、デフォルトとして設定しない限り、再利用するために保存できません。
フィルタ選択をデフォルトとして設定すると、スプレッドシートにアクセスできるすべてのユーザーに適用されます。権限:
スプレッドシートにアクセスできるすべてのユーザーがスライサーを表示できますが、
新しいスライサーを追加、削除するには、編集権限が必要です。
スライサー機能とフィルタ機能の違いのまとめ
- 公開範囲が違う。
- スライサーはデフォルト設定した条件のみ機能をコピペ再利用できる。
- 基本全てのユーザーにフィルター/スライサー機能は利用できるが、追加、削除には編集権限が必要。
機能の大本はフィルタ機能と変わりはありませんが、
スライサー機能として独自の機能をご紹介させて頂きます。
スライサーのデザイン変更
スライサーのデザインを好きに変更できる機能があります。
スライサーをクリックした状態で右サイドにカスタマイズという項目があるのでそちらをクリックすると
スライサーの色やフォントの大きさ、書体を変更することができます。
スライサーのコピー
フィルタ機能では1列につき、1つしか設定出来なかったですが
スライサー機能では複数コピペする事が可能です。
列が長くなってくると途中でフィルターを入れたくなってきます。
それでも必ず一番上に戻るのは面倒ですよね。
ずばりそういった場合にはコピーできるスライサー機能は便利です。
コピーの方法は簡単です。
スライサーの右にある縦の『…』をクリックして『スライサーをコピー』をクリック、
スプレッドシート内の好きなところで右クリックして『貼り付け』を行うとスライサーをコピーできます。
また、スライサーはコピー元と連動します。
指定された条件はデフォルトに設定した条件のみを引き継ぎます。
条件をデフォルトに設定する方法は以下の通り。
スライサーの右にある縦の『…』をクリックして『現在のフィルタをデフォルトに設定』をクリックで完了です。
テーマ機能
テーマ機能はスプレッドシートのデザインを変更できる機能です。
フォントの色や書体を変えることができるのと同時に、
グラフの色やハイパーリンクの色を変更する事が可能です。
設定方法はメニューバーの『表示形式』をクリックし、『テーマ』をクリックします。
するとスプレッドシート右サイドにテーマ機能の設定画面が表示されます。
そこで好きなテンプレートを押して『完了』ボタンをクリックするとそのテーマへの変更が可能です。
また、カスタマイズをクリックすることにより、独自のデザインに変更することも可能です。
カスタマイズ項目はフォントの色や書体、リンクの色やグラフの初期設定で設定されている色の設定などがあります。
好きなデザインで少し違うスプレッドシートを楽しんでみてはいかがでしょうか。
Googleスプレッドシートの関数について
今回はGoogleスプレッドシートで用意されている機能について15選お話しさせて頂きました。
もしご興味がありましたらGoogleスプレッドシートの関数も上げておりますので是非ともご参考頂ければ幸いです。
ではまた次回。ご贔屓に。
