招待する側になってしまった担当者が密かに学ぶZoomの使い方

どうもY-nek0(@Ynek0)です。

 

今回はZoomの使い方について説明させて頂きます。

 

最近はコロナウィルスの影響下もあって、Web会議が盛んになっていますね。

 

そんななかZoomがここ最近すごくよく利用され始めていて、相手企業様からもZoomでと言う話は良く伺います。

 

招待される側はまぁ気楽なのですが、招待する側になったとき、Web会議って焦るんですよね……

 

自分が実際にやってみて焦った事を含め使い方を諸々お教えして良ければと思います。

 

是非最後まで見ていってもらえると嬉しいです。

 

Zoomのインストール

 

まず最初につまづくのはインストールだと思います。

 

Zoomの公式サイトでインストーラーがどこにあるか全く分からないです。

 

サポートページ経由から行った方が分かりやすいのでそのURLを載せておきます。

 

Zoomサポートページ

 

そこからインストーラーをダウンロードすれば大丈夫です。

 

インストールは簡単で次へ次へと道なりに『次へ』ボタンをポチポチしていくとインストールは完了となりなります。

 

Zoomへのサインイン

 

無事インストールできたところで、次の試練なのですが、

 

Zoomをインストールしたけれど『ミーティングに参加する』ボタンとサインインしかない。

 

 

と困惑されるでしょう。

 

『Zoom』の招待する側はサインインしないとミーティングを立てられないのです。

 

なので、Zoomのアカウントを作成する必要があります。

 

基本アカウントはGoogleアカウントをお持ちでしたらそちらと連携させたら生年月日を入れるだけで終了となりますので

 

Googleアカウントをお持ちでしたらそちらを利用した方が早いです。

 

Zoom公式アカウントを設定するならば別でメールアドレス認証が必要なのでメールアドレスを確保して置いた方が良いでしょう。

 

ガラケーでは認証の選択が難しかったのでできればスマホまたはPCで認証を済ませて下さい。

 

 

サインインすると画面が切り替わり、選択出来る項目が増えます。

 

 

これでようやく新規ミーティングができる様になりました。

 

新規ミーティングを選択すれば自動的にミーティングが開始されますので次で機能を把握しておきましょう。

 

Zoomミーティング機能

 

さて、ここからが先に知っておかないと相手に迷惑をかけてしまう恐れのあるものをご紹介致します。

 

招待する

 

まずは招待についてです。

 

招待は該当するミーティングに参加するための機能です。

 

ミーティングページの下部に参加者の項目があり、そこの隣に小さく見える^をクリックすると『招待』というメニューが表示されます。

 

 

それをクリックすると、何のツールを使って誰を招待するかの機能を有したウィンドウが開きます。

 

ここで、ウィンドウの下にある『招待のコピー』をクリックします。

 

 

そうする事で招待するために必要なコード一式をコピーしてくれるのでこれをメールなりLINEなりで担当者へ渡してあげれば

 

招待は完了です。

 

参加許可をする

 

Zoomには待機室という機能があり、その機能が有効になっている場合、ミーティングページ上部に参加者の参加許可を求める通知が来ます。

 

 

 

 

待機室はミーティング下部の項目『セキュリティ』をクリックすると『待機室の有効化』というメニューが出てくるのでそちらをクリックすることで有効化または無効化できる。

 

 

 

それに許可を押下すると、参加者は晴れてミーティングに参加できると言う流れになります。

 

この通知が意外と見逃しやすいので注意して見ていて下さい。

 

画面共有を許可する

 

参加者に参加者のPC画面の共有を行わせる際には一手間必要です。

 

ミーティング画面のページ下部の方にセキュリティーという項目があります。

 

そこの画面の共有という項目をクリックしチェックを入れることにより、参加者が画面共有を行う事が可能となります。

 

 

 

事前にミーティングコードをおくっておきたい

 

また、事前にミーティングコードを送付しておきたいが、新規ミーティングをする度にミーティングコードは切り替わってしまいます。

 

そこでミーティング開始画面の『スケジュール』機能を使い事前にミーティングコードを取得しておく方法があります。

 

スケジュールでいつミーティングするかの日時指定をする事が可能となり、

 

そのコードを事前に相手先に送付できるのでよく使う機能の1つとなりますので覚えておくようにしましょう。

 

 

Zoomミーティングする際の注意

 

ここまで機能を説明しておきましたが、無料版で使える範囲やそれ以外の部分についてもお伝えしておきます。

 

3人以上となる場合、40分の時間制限が設けられる

 

マンツーマンでのミーティングの場合はZoomの全機能が利用できますが、

 

それが3人以上の場合となると、40分の時間制限を設けられます。

 

バグか何かわからないのですが、マンツーマンのはずが、1度退席して再入室した際も1カウントプラスと見なされて

 

40分の時間制限がかかる事もあるそうです。

 

基本定期的に利用される場合は有料を利用した方が何の心配も無く使えるのでそちらを提案した方が良いかも知れません。

 

 

マイク&スピーカーに音質が左右される

 

これはZoomの機能とは関係ないのですが、結構マイクとスピーカー関連でとやかく言われることが多々あります。

 

相手のマイクが悪い場合は聞き返す場合が多かったり、こちら側がPC標準搭載しているスピーカーで聴いている物ならば

 

割れて聞こえたり、室内の反響がすごく、ハウリングを起こしたり等様々あります。

 

 

正直これに関してはもうその場に適したマイクスピーカーを利用するしか方法がありません。

 

自分が聞き取りやすい、相手に聞こえやすいデバイスを選ぶ事により止まることなくミーティングを完遂できる製品というのを

 

最後に紹介させて頂きます。

 

 

基本3~5名程度のミーティングでしたらアンカーのこの製品が非常に使い勝手が良いです。

 

Bluetooth接続対応で小さく持ち運びもしやすいので人気の製品だったりします。

 


 

その他に大会議で利用する20名以上の規模で利用するマイクスピーカーはこちらがロングセラーの製品として名高いですね。

 


 

LANケーブルで5個純正マイクを接続できる唯一無二の製品ですね。

 

マイクの集音性も良かったですし、スピーカーの音量も遠くからでも十分に聞こえる範囲でした。

 

 

では、今回は以上となります。

またご贔屓に。


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