初心者必見！Googleドライブの基本から応用まで徹底解説

2024年8月27日 2024年8月26日 19分29秒

どうもYnek0です。

今回はGoogleDriveについてやっていこうと思います。初心者から中級者まで使える技をお教えしますので是非一読していってください。

Google Driveとは？基本的な概要と特徴

Google Driveは、Googleが提供する強力なクラウドストレージサービスです。このツールを使えば、あなたの大切なファイルをオンライン上に安全に保存し、いつでもどこからでもアクセスできます。

Google Driveの主な特徴は以下の通りです：

無料版Googleドライブの基本的な情報

15GBの無料ストレージ空間
簡単なファイル共有機能
リアルタイムでの共同編集が可能
ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのオフィスツールが統合
個人利用からビジネスまで幅広く活用可能

これらの機能により、Google Driveは日常的なファイル管理からプロジェクト協業まで、様々なシーンで活躍します。

Google Driveの初期設定：アカウント作成からアプリのインストールまで

Google Driveを使い始めるのは、思ったより簡単です。以下の手順に従って、すぐに始められます：

Googleアカウントの作成：

まだGoogleアカウントをお持ちでない場合は、https://accounts.google.comにアクセスして新規作成しましょう。
既存のGmailアドレスがあれば、そのままGoogle Driveにログインできます。

Google Driveへのアクセス：

ブラウザから https://drive.google.com にアクセスします。
Googleアカウントでログインすると、すぐにGoogle Driveのメイン画面が表示されます。

モバイルアプリのインストール：

スマートフォンやタブレットでも使えるよう、App StoreやGoogle PlayからGoogle Driveアプリをダウンロードします。

初期設定の確認：

デスクトップアプリやモバイルアプリをインストールしたら、同期設定や通知設定を確認し、必要に応じて調整しましょう。

これで、Google Driveを使う準備が整いました。
次は、実際にファイルをアップロードして管理する方法を見ていきましょう。

ファイルのアップロードと管理：効率的な整理方法

Google Driveでファイルを効率的に管理するコツをご紹介します：

ファイルのアップロード：

ブラウザ上で「新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」を選択します。
デスクトップアプリを使用している場合は、Googleドライブのブラウザ画面ににファイルをドラッグ＆ドロップするだけでOKです。

フォルダ構造の作成：

「新規」→「新しいフォルダ」で新しいフォルダを作成します。
プロジェクトや日付ごとにフォルダを分けると、後から探しやすくなります。

ファイルの移動とコピー：

ファイルを右クリックして「整理」⇒「移動」や「コピーを作成」を選択します。
複数のファイルを一度に移動することも可能です。

検索機能の活用：

画面上部の検索バーを使えば、ファイル名や内容で素早く検索できます。
高度な検索オプションを使えば、より詳細な条件で絞り込めます。画像は検索オプションの画面です。検索画面より検索履歴の１番下に表示されます。

検索オプションを利用する

検索オプションの表示: Googleドライブの検索バーの右端にある「検索オプション」アイコン（線が入り組んだマーク）をクリックします。
検索条件の設定: 以下の条件を指定して検索を行うことができます。
- ファイルの種類: ドキュメント、スプレッドシート、PDFなど、特定のファイル形式を指定できます。
- オーナー: ファイルの所有者を指定して検索できます。
- 保管場所: マイドライブ、共有ドライブ、特定のフォルダなど、ファイルが保存されている場所を指定できます。
- 日付: 作成日や更新日を指定して、特定の期間内に作成または更新されたファイルを検索できます。
- 共有設定: 特定のユーザーと共有されているファイルを検索できます。

検索演算子を使用する

Googleドライブでは、検索演算子を使ってさらに詳細な検索を行うことができます。

ファイル名を指定する: name:ファイル名 で特定の名前を持つファイルを検索できます。
スター付きのファイル: is:starred を使って、スターを付けたファイルを検索できます。
特定のフォルダ内を検索: folder:フォルダ名 で特定のフォルダ内のファイルを検索できます。
特定のユーザーがオーナーのファイル: owner:ユーザー名 を使って、特定のユーザーがオーナーのファイルを検索できます。

検索拡張子一覧

引用：Googleドライブヘルプ

検索オプションのタイプ	定義	例
見積もり	完全に一致する単語や語句を含むファイルを検索する	例:`"この語句と完全一致"`
-（ハイフン）	特定の単語を含まないファイルを検索します。「サルサダンス」ではなく「サルサ」を含むファイルを検索する場合は次のように指定します。	例:`サルサ -ダンス`
owner:	特定のユーザーがオーナーであるドキュメントを検索します。	例:`owner:bob@gmail.com`
pendingowner	自分が保留中のオーナーとなっているファイルを検索します。重要: 検索できるのは、自分が保留中のオーナーとなっているファイルのみです。	例:`pendingowner:me`
creator	特定のユーザーが作成した、共有ドライブ内のドキュメントを検索します。	例:`creator:jane@yourdomain.com`
へ	特定のユーザーまたはグループと共有しているドキュメントや、自分と共有されているドキュメントを検索します。	例:`to:meto:bob@gmail.comto:bobsgroup@googlegroups.com`
From	特定のユーザーが自分と共有しているドキュメントや、自分が共有しているドキュメントを検索します。	例:`from:mefrom:bob@gmail.com`
アプリ	アプリ名で検索します。これには、Google ドライブアカウントに接続されているすべてのアプリが含まれます。	例:`app:"Google Apps Script"app:"Google Jamboard"app:"Google Meet"`
sharedwith	特定の Workspace アカウントまたはグループがアクセスできるドキュメントを検索します。アカウントが所有するファイルは除外します。	例:`sharedwith:mesharedwith:bob@gmail.comsharedwith:external`External には、組織の Google Workspace 組織に所属していないメンバーが 1 人以上いるグループが含まれます。`sharedwith:public`
is:starred	スター付きのアイテムを検索します。	`is:starred`
is:trashed	ゴミ箱に移動したファイルを検索します。	`is:trashed`
type	ドキュメントの種類で検索:フォルダドキュメントスプレッドシートプレゼンテーションPDFImage動画スケッチ形式サイトスクリプト表メールのレイアウトJam ファイル	例:`type:documenttype:formstype:spreadsheettype:email-layout`
before、after	特定の日付より前または後に変更されたファイルを検索します。日付は「YYYY-MM-DD」の形式で指定します。	例:`before:2021-05-02after:2021-05-01`
createdbefore、createdafter	特定の日付より前または後に作成されたファイルを検索します。日付は「YYYY-MM-DD」の形式で指定します。	例:`createdbefore:2022-05-02createdafter:2022-05-01`
title	タイトルでファイルを検索します。	例:`title:Conference 2021`
followup	自分に割り当てられたアクションアイテムや提案を含むファイルを検索します。	例:`followup:anyfollowup:suggestionsfollowup:actionitems`
unorganized	他のユーザーのフォルダに作成したファイルを、そのフォルダが削除された場合に検索します。ファイルは削除されません。自動的にマイドライブに移動されます。重要: 自分がオーナーとなっているファイルを削除できるのは自分だけです。	例:`is:unorganized owner:me`

バージョン管理：

Google Driveは自動的にファイルの変更履歴を保存します。

昔のExcelの悲劇はもう起こらないんだね！

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドの場合

ファイルを開く: Googleドキュメント、スプレッドシート、またはスライドを開きます。
変更履歴を表示: 画面右上の時計アイコンをクリックして、バージョン管理メニューを開きます。このメニューから過去のバージョンを確認し、必要に応じて復元することができます。

Google形式以外のファイル（PDF、Wordなど）の場合

Googleドライブにアクセス: パソコンでdrive.google.comにアクセスします。
ファイルを選択: バージョンを確認したいファイルを選択します。
バージョン管理を開く: ファイルを右クリックし、「版を管理」を選択します。ここで過去のバージョンを確認したり、必要に応じて新しいバージョンをアップロードすることができます。

Androidデバイスでの確認方法

Googleドライブアプリを開く: AndroidスマートフォンまたはタブレットでGoogleドライブアプリを開きます。
詳細とアクティビティを確認: 確認したいファイルの横にあるその他アイコンをタップし、「詳細とアクティビティ」を選択します。ここで変更履歴を確認できます。

ファイルを右クリックして「ファイル情報」⇒「詳細」を選べば、右に新たに画面が現れ、「履歴」タブを選択するとのバージョンを確認・復元できます。

これらの方法を活用すれば、大量のファイルでも迷子になることなく、効率的に管理できるでしょう。

共有と共同編集：チームワークを促進する機能

Google Driveの強みの一つが、優れた共有・共同編集機能です。以下の方法でチームワークを大幅に改善できます：

ファイルの共有：

ファイルを右クリックして「共有」を選択します。
メールアドレスを入力するか、共有リンクを生成して他の人と共有できます。

アクセス権限の設定：

「閲覧者」「編集者」「コメント可能」など、適切な権限を設定しましょう。
必要に応じて、リンクを知っている全員に公開することも可能です。

リアルタイム共同編集：

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、複数人が同時に編集できます。
各ユーザーの編集箇所が色分けされ、誰が何を編集しているか一目で分かります。

コメント機能の活用：

ドキュメント内の特定の箇所にコメントを付けられます。
コメントにメンションを使えば、特定の人に通知を送ることもできます。

バージョン履歴の確認：

「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」で、誰がいつどのような変更を加えたか確認できます。

これらの機能を使いこなせば、場所や時間を問わず、チームメンバーと効率的に協力して作業を進められます。

Google Driveの活用術：便利な機能とTips

Google Driveをさらに便利に使うための機能とTipsをご紹介します：

オフライン編集：

設定でオフライン編集を有効にすれば、インターネット接続がない環境でも作業を続けられます。
次回オンラインになった時に自動で同期されます。

オフライン編集の特徴

インターネット接続不要: オフライン編集を有効にすると、インターネットに接続していない状態でもGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドを編集できます。
自動同期: オフラインで行った変更は、次にインターネットに接続した際に自動的にクラウドと同期されます。これにより、常に最新の状態を保つことができます。
ローカルストレージの使用: オフラインでアクセスするために、ファイルはデバイスのローカルストレージに保存されます。これにより、オフライン時でもファイルにアクセスできますが、デバイスのストレージ容量を考慮する必要があります。

設定方法

Chromeブラウザを使用: オフライン編集はGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeでのみ利用可能です。Chromeの拡張機能「Google Docs Offline」をインストールする必要があります。
オフラインアクセスの有効化:
- Googleドライブの設定で「オフライン」オプションを有効にし、最近使用したGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで作成、開く、編集できるようにします。
- 個別のファイルに対しても「オフラインで利用可能」に設定することができます。

制限事項

ファイルタイプの制限: オフラインで編集できるのはGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドに限られます。他のファイルタイプはオフラインで編集できません。
リアルタイムコラボレーションの制限: オフライン時にはリアルタイムでの共同編集はできません。複数のユーザーがオフラインで同じファイルを編集した場合、同期時に競合が発生する可能性があります。

このように、Googleドライブのオフライン編集機能は、インターネット接続が不安定な環境でも作業を続けるための強力なツールです。事前にオフラインアクセスを設定しておくことで、いつでもどこでも作業を継続することができます。

Googleフォームの活用：

アンケートやサーベイの作成、回答の収集が簡単にできます。
回答はスプレッドシートに自動で記録されるので、データ分析も容易です。

OCR機能：

PDFや画像をGoogle ドキュメントに変換する際、自動でテキスト認識を行います。
スキャンした文書を編集可能なテキストに変換できて便利です。

GoogleドライブのOCR機能の特徴

無料で利用可能: GoogleドライブのOCR機能は無料で利用でき、Googleアカウントがあれば誰でもアクセスできます。
多言語サポート: 多くの言語に対応しており、さまざまな言語のテキストを認識できます。
対応ファイル形式: JPEG、PNG、GIF、PDFなどのファイル形式に対応しています。

利用方法

ファイルのアップロード: Googleドライブに認識したい画像やPDFファイルをアップロードします。
OCRの実行: アップロードしたファイルを右クリックし、「Googleドキュメントで開く」を選択します。これにより、Googleドライブが自動的にOCRを実行し、テキストを抽出します。

精度と制限

精度の影響要因: 解像度が低い画像やノイズが多い画像では、テキスト認識の精度が低下します。また、手書き文字や特殊なフォントの認識は難しい場合があります。
クラウドベースの利点と注意点: クラウド上で処理が行われるため、ソフトウェアのインストールが不要です。ただし、機密情報を含むデータの処理には注意が必要です。

GoogleドライブのOCR機能は、ビジネス文書のデジタル化や資料のテキスト化において非常に役立ちますが、画像の品質やフォントの種類によっては認識精度が変わるため、結果を確認し、必要に応じて手動で修正することが推奨されます。